Coordonner une réunion avec une ou plusieurs personnes implique généralement une avalanche d'échanges de messages. Notre fonctionnalité Find Time simplifie tout cela en trouvant automatiquement le meilleur créneau disponible pour tout le monde, afin que vous puissiez passer de « on se voit ? » à une réservation confirmée en quelques secondes.
Remarque : cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les comptes Team, Enterprise et Education.
Avant de commencer
Les disponibilités ne peuvent être affichées que pour les personnes faisant partie de votre abonnement Doodle Team.
Tous les membres de l'équipe doivent avoir connecté leur calendrier à Doodle afin que leurs disponibilités puissent être vérifiées automatiquement.
Guide étape par étape
Cliquez sur + Créer dans la barre latérale gauche de votre tableau de bord Doodle.
Sélectionnez Time dans le menu pour ouvrir le panneau de planification.
Choisissez une durée de réunion parmi les préréglages ou choisissez une durée personnalisée
Cliquez sur le champ des invités et ajoutez les membres de l'équipe que vous souhaitez inviter.
Vous pouvez éventuellement saisir une description dans le champ d'ajout de description pour donner du contexte aux participants sur la réunion.
Cliquez sur « find time » et consultez la liste des horaires recommandés. Doodle met automatiquement en avant les créneaux où tout le monde est disponible.
Sélectionnez le créneau de votre choix dans la liste. Le calendrier à droite met en évidence le créneau choisi afin que vous puissiez confirmer visuellement qu'il convient.
Cliquez sur « réserver la réunion » pour confirmer la réservation.
Remarque : cette fonctionnalité exclut automatiquement vos conflits (périodes occupées, temps protégé et périodes tampons.)
Options supplémentaires pour les participants
Vous disposez également de paramètres supplémentaires pour chaque membre de l'équipe que vous incluez dans la recherche d'horaire.
Marquer comme facultatif : si ce membre de l'équipe peut choisir d'assister ou non à la réunion.
Masquer le calendrier : si vous souhaitez inclure ce membre de l'équipe dans la réunion sans tenir compte de ses disponibilités.
Supprimer : supprimez complètement ce membre de l'équipe de la recherche d'horaire.
Et si aucun horaire ne convient à tout le monde ?
S'il n'existe aucun créneau où tous les participants sont libres, Doodle élargit la période de recherche semaine après semaine et suggère les meilleures alternatives suivantes.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il une fois que j'ai cliqué sur « réserver la réunion » ? La réunion est confirmée et ajoutée au calendrier. Les participants reçoivent une notification concernant la réservation.
Puis-je planifier avec des personnes extérieures à mon organisation ? Seuls les membres de l'équipe qui font activement partie de l'abonnement Team de votre organisation apparaissent dans la fonctionnalité Find Time.
Que faire si je dois replanifier la réunion après sa réservation ? Vous pouvez facilement replanifier la réunion à l'aide de l'action rapide dans la vue Jour de Doodle. Pour en savoir plus sur l'utilisation des actions rapides, consultez Comment utiliser les actions instantanées pour modifier facilement votre réunion réservée.
