Les réunions ne se déroulent pas toujours comme prévu : quelqu'un est en retard, les priorités changent ou une synchronisation s'avère plus adaptée à un échange par e-mail. Chercher dans les menus pour effectuer une modification rapide fait perdre du temps et interrompt votre concentration. Les actions rapides placent les tâches de réunion les plus courantes à un clic, directement sur la fiche de la réunion, pour que vous puissiez vous adapter à la volée et avancer dans votre journée.
Où trouver les actions instantanées
Les actions instantanées apparaissent sous les détails d'une réunion lorsque vous la consultez dans la « vue Jour » de votre calendrier Doodle. Repérez la rangée d'icônes en bas de la fiche de la réunion. Survolez chaque icône pour afficher une info-bulle décrivant sa fonction.
Actions rapides disponibles
Voici ce que fait chaque icône :
En retard
Informe les participants que vous êtes en retard pour la réunion. Cliquez sur l'icône en forme d'horloge pour envoyer un petit message d'avertissement.
Libérer ma journée
Annulez ou déclinez une ou toutes vos réunions de la journée. Vous pouvez choisir d'agir sur « cet événement uniquement » ou passer à « tous les événements » pour faire votre sélection parmi toutes les réunions de votre calendrier pour ce jour. Dans les deux cas, vous pouvez ajouter un message aux participants avant de confirmer.
Replanifier
Replanifiez la réunion à un nouvel horaire. Doodle affiche des horaires suggérés en fonction des disponibilités des participants, ou vous pouvez choisir vous-même une date et une heure personnalisées. Cliquez sur « confirmer la replanification » pour envoyer la mise à jour.
Convertir en asynchrone
Annulez la réunion et envoyez plutôt un message asynchrone aux participants. Sélectionnez les participants à inclure, modifiez le message prérempli, puis cliquez sur « annuler la réunion » et envoyez.
Envoyer un e-mail
Envoyez un e-mail rapide aux participants de la réunion sans quitter Doodle. Choisissez d'écrire à tous les participants, à l'organisateur uniquement, ou sélectionnez des participants individuellement dans le menu déroulant. Modifiez le corps du message, puis cliquez sur envoyer l'e-mail.
Ajouter des participants
Ajoutez de nouveaux participants à la réunion directement depuis la vue Jour.
Suivi
Créez une réunion de suivi liée à la réunion actuelle. Définissez un créneau (en fonction des disponibilités des participants ou d'une date et d'une heure personnalisées), ajoutez une description et cliquez sur « créer la réunion ».