Votre page de réservation peut faire plus que partager vos propres disponibilités. Grâce aux options avancées, vous pouvez ajouter d'autres personnes comme hôtes de vos réunions, ou transformer votre page en page de réservation d'équipe qui répartit automatiquement les réunions entre les membres de votre équipe.
Avant de commencer
Vous devez avoir une page de réservation ouverte dans l'éditeur (nouvelle ou existante).
Toute personne que vous ajoutez comme hôte ou coéquipier doit faire partie de l'abonnement de votre organisation. Si son calendrier ou son outil de visioconférence n'est pas connecté, Doodle la signale par un avertissement et lui envoie un e-mail pour qu'elle corrige le problème — aucune réunion ne lui sera attribuée tant que le problème n'est pas résolu.
Guide étape par étape
Ajouter un autre hôte
Ouvrez les paramètres de votre page de réservation et cliquez sur Options avancées pour les développer.
Assurez-vous que Hôte est sélectionné : c'est l'onglet par défaut.
Cliquez sur ajouter des hôtes et saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne.
Sélectionnez-la dans la liste qui s'affiche.
Cliquez sur l'icône en forme d'œil à côté de son nom pour la marquer comme Facultative, ce qui signifie que sa présence n'est pas obligatoire.
Cliquez sur l'icône des personnes pour en faire l'hôte principal à votre place. Cela active également l'option « réserver au nom de quelqu'un ».
Cliquez sur le x pour supprimer un hôte à tout moment.
Configurer une rotation des réservations d'équipe
L'option Équipe transforme votre page de réservation en rotation : Doodle attribue automatiquement chaque nouvelle réunion au coéquipier qui attend depuis le plus longtemps depuis sa dernière réservation, ignore temporairement toute personne indisponible et rend une réservation annulée au coéquipier d'origine au lieu de le renvoyer en fin de file.
Dans Options avancées, cliquez sur Équipe.
Cliquez sur Rechercher des équipes ou des membres et saisissez un nom.
Sélectionnez les personnes que vous souhaitez inclure dans la rotation.
Facultatif : sous capacité quotidienne de réunions par membre, choisissez un nombre pour limiter le nombre de réunions pouvant être attribuées à chaque coéquipier par jour.
Astuces
Doodle n'attribue une réunion à tour de rôle qu'aux coéquipiers qui disposent d'un compte actif, d'un calendrier connecté, d'une visioconférence configurée et d'un créneau libre à l'heure demandée.
Si la réunion d'un coéquipier est annulée avant de commencer, il conserve sa place dans la rotation - il ne perd pas son tour.
Les nouveaux coéquipiers, ainsi que toute personne de retour après une période d'indisponibilité, passent en tête de file, car aucune réunion ne leur a été attribuée récemment.
Si vous êtes l'administrateur d'un abonnement Team, Enterprise ou Education et qu'il existe un groupe que vous utilisez fréquemment pour ces réunions, vous pouvez créer une équipe dans vos paramètres du compte, dans l'onglet « utilisateurs et équipes ».
