Les préférences horaires vous permettent de définir précisément quand vous êtes disponible et comment les réunions sont réservées, afin que votre calendrier travaille pour vous, et non l'inverse. Définissez-les une seule fois et Doodle s'occupe automatiquement du reste pour votre page de réservation et toutes les invitations que vous recevez.
Guide étape par étape
Paramètres horaires
Cliquez sur l'icône de votre profil dans le coin inférieur gauche de la barre latérale de Doodle.
Sélectionnez « Paramètres du compte » dans le menu.
Cliquez sur « Préférences horaires » dans le menu des paramètres à gauche.
Sous « fuseau horaire », cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez votre fuseau horaire. Ce paramètre s'applique globalement à vos pages de réservation, sondages de groupe et événements de calendrier. Il est important de sélectionner votre propre fuseau horaire, car Doodle définit automatiquement le bon fuseau horaire pour chacun de vos participants.
Sous « heures de réunion », cliquez sur l'icône + à côté de chaque jour où vous souhaitez être disponible. Définissez vos heures de début et de fin à l'aide des champs horaires (par ex. 9 h 00 à 17 h 00). Pour supprimer les heures d'un jour, cliquez sur le × à côté de la plage horaire de ce jour.
Activez l'option « Refuser automatiquement les invitations en dehors des heures de réunion » si vous souhaitez que Doodle refuse automatiquement les demandes qui tombent en dehors des heures que vous avez définies.
Préférences de réservation
Sous « période tampon », définissez le nombre de minutes que vous souhaitez ajouter avant et après chaque réunion. Cela vous laisse un temps de respiration entre les appels.
Sous « durée de réunion préférée », définissez la durée par défaut de vos réunions en minutes. Elle sera pré-remplie lorsque vous créerez de nouvelles pages de réservation ou de nouveaux événements, mais vous pourrez également la modifier pour chaque événement que vous créez.
Sous « alignement horaire », sélectionnez la manière dont les heures de début des réunions doivent être arrondies : choisissez des intervalles de 5 min, 10 min, 15 min ou 30 min pour que votre calendrier reste clair et facile à lire.
Sous « contrôle de la densité des réunions », faites glisser le curseur pour définir le nombre maximal d'heures de réunion que vous acceptez par jour. Une fois cette limite atteinte, Doodle cesse de proposer de nouveaux créneaux de réservation et refuse automatiquement les nouvelles demandes.
Vos préférences sont enregistrées automatiquement : aucun bouton d'enregistrement n'est nécessaire.
Astuces
Commencez par les heures de réunion avant de partager votre page de réservation. Si vous laissez les heures de réunion vides pour un jour, ce jour reste ouvert par défaut.
La période tampon s'applique globalement à toutes les réservations. Si vous avez besoin de règles de période tampon différentes pour certains types de réunions, ajustez-les plutôt au niveau de chaque page de réservation.
Le contrôle de la densité des réunions ne s'applique qu'aux réservations futures : il n'affecte pas les réunions déjà présentes dans votre calendrier.
Questions fréquentes
Ces paramètres s'appliquent-ils à toutes mes pages de réservation ? Oui. Le fuseau horaire, les heures de réunion et les préférences de réservation sont des valeurs par défaut pour l'ensemble du compte. Ils s'appliquent à toutes vos pages de réservation, sauf s'ils sont remplacés au niveau d'une page individuelle.
Qu'advient-il des invitations qui tombent en dehors de mes heures de réunion ? Si vous avez activé l'option « refuser automatiquement les invitations en dehors des heures de réunion », ces invitations sont automatiquement refusées. Si l'option est désactivée, elles vous parviendront quand même pour que vous les traitiez manuellement.