Deine Buchungsseite kann mehr, als nur deine eigene Verfügbarkeit zu teilen. Mit den „Erweiterten Optionen“ kannst du andere Personen als Hosts (Gastgeber) für deine Meetings hinzufügen oder deine Seite in eine Team-Buchungsseite umwandeln, die Meetings automatisch in deinem Team verteilt.
Bevor du loslegst
Du brauchst eine im Editor geöffnete Buchungsseite (neu oder bestehend).
Alle Personen, die du als Gastgeber oder Teammitglied hinzufügst, müssen Teil des Abonnements deiner Organisation sein. Wenn ihr Kalender oder ihr Videokonferenz-Tool nicht verbunden ist, markiert Doodle sie mit einer Warnung und bittet sie per E-Mail, das Problem zu beheben – bis dahin werden ihnen keine Meetings zugewiesen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Einen weiteren Gastgeber hinzufügen
Öffne die Einstellungen deiner Buchungsseite und klicke auf „Erweiterte Optionen“, um den Bereich aufzuklappen.
Stelle sicher, dass „Host“ ausgewählt ist – das ist der Standard-Tab.
Klicke auf „Hosts hinzufügen“ und gib den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein.
Wähle die Person aus der angezeigten Liste aus.
Klicke auf das Augensymbol neben dem Namen, um die Person als „Optional“ zu markieren. Das bedeutet, dass ihre Teilnahme nicht erforderlich ist.
Klicke auf das Personensymbol, um die Person anstelle von dir zum Hauptgastgeber zu machen. Dadurch wird auch die Option „Im Namen buchen“ aktiviert.
Klicke auf das x, um einen Gastgeber jederzeit zu entfernen.
Eine Team-Buchungsrotation einrichten
„Team“ macht aus deiner Buchungsseite eine Rotation: Doodle weist jedes neue Meeting automatisch dem Teammitglied zu, das seit seiner letzten Buchung am längsten gewartet hat, überspringt vorübergehend alle, die nicht verfügbar sind, und gibt eine stornierte Buchung an das ursprüngliche Teammitglied zurück, anstatt es ans Ende der Reihe zu setzen.
Klicke in den „Erweiterten Optionen“ auf „Team“.
Klicke auf „Nach Teams oder Mitgliedern suchen“ und gib einen Namen ein.
Wähle die Personen aus, die in der Rotation sein sollen.
Optional: Wähle unter „Tägliche Meeting-Kapazität pro Mitglied“ eine Zahl, um zu begrenzen, wie viele Meetings jedem Teammitglied pro Tag zugewiesen werden können.
Tipps
Doodle weist ein Round-Robin-Meeting nur Teammitgliedern zu, die ein aktives Konto, einen verbundenen Kalender und eine eingerichtete Videokonferenzlösung haben und zur gewünschten Zeit ein freies Zeitfenster haben.
Wenn das Meeting eines Teammitglieds vor Beginn storniert wird, behält es seinen Platz in der Rotation – es verliert seinen Turnus nicht.
Neue Teammitglieder und alle, die nach einer Zeit der Nichtverfügbarkeit zurückkehren, rücken an den Anfang der Warteschlange, da ihnen in letzter Zeit kein Meeting zugewiesen wurde.
Wenn du Admin eines Team-, Enterprise- oder Education-Abonnements bist und es eine Gruppe gibt, die du häufig für diese Meetings verwendest, kannst du in deinen Kontoeinstellungen im Tab „Nutzer und Teams“ ein Team erstellen.
